Konfiguracja fakturowania w sklepie internetowym na przykładzie IdoSell obejmuje wygenerowanie dwóch certyfikatów w KSeF, dodanie ich w panelu sklepu oraz sprawdzenie wysyłki faktury. Kod QR można później dodać do szablonu dokumentu przez edycję zaawansowaną.
Jak przygotować certyfikaty w KSeF?
Najpierw przygotuj NIP firmy oraz dostęp do metody uwierzytelniania w KSeF, na przykład login.gov.pl, aplikacji mObywatel albo certyfikatu kwalifikowanego. Nazwy pozycji w portalu mogą się zmieniać, dlatego przed rozpoczęciem sprawdź aktualną dokumentację na stronie KSeF.
Proces generowania certyfikatów wygląda następująco:
- Zaloguj się do portalu KSeF i wybierz logowanie do systemu.
- Wskaż firmę na podstawie jej NIP-u i potwierdź swoją tożsamość wybraną metodą.
- Otwórz moduł Certyfikaty, a następnie wybierz wniosek o certyfikat.
- Utwórz certyfikat z przeznaczeniem Uwierzytelnianie i ustaw silne, unikalne hasło.
- Ponów proces i wygeneruj drugi certyfikat z przeznaczeniem Podpis.
- Pobierz dla każdego certyfikatu pliki z rozszerzeniami .key i .crt.
Plik .key zawiera klucz prywatny. Nie wysyłaj go zwykłym e-mailem, komunikatorem ani nie umieszczaj w publicznym repozytorium. Dostęp do tego pliku może umożliwić autoryzację operacji w imieniu firmy.
Przechowuj pliki w zaszyfrowanym menedżerze sekretów albo na zabezpieczonym nośniku z ograniczonym dostępem. Jeżeli musisz przekazać je innej osobie, użyj szyfrowanego archiwum, a hasło przekaż osobnym, bezpiecznym kanałem. Nie zapisuj certyfikatów w folderze współdzielonym bez kontroli uprawnień.
Jak dodać certyfikaty do panelu IdoSell?
W panelu administracyjnym przejdź do ścieżki Ustawienia > Podatki i rozliczenia > Integracja z KSeF, a następnie wybierz opcję dodania nowej konfiguracji. W niektórych wersjach panelu szybsze może być wyszukanie hasła „podatki”. Nazwy i położenie funkcji mogą zmienić się po aktualizacji IdoSell, dlatego w razie różnic sprawdź bieżącą dokumentację dostawcy.
W formularzu wpisz NIP firmy i przypisz właściwe pliki do pól certyfikatów. Nie wybieraj ich na podstawie nazwy pliku. Sprawdź przeznaczenie zapisane podczas generowania certyfikatu.
| Typ certyfikatu | Zastosowanie | Kiedy jest wymagany? |
|---|---|---|
| Uwierzytelnianie | Potwierdza tożsamość sklepu podczas komunikacji z KSeF. | Przy standardowej komunikacji sklepu z aktywnym KSeF. |
| Podpis | Podpisuje dokument lub operację zgodnie z mechanizmem obsługi trybu niedostępności systemu. | W sytuacjach, w których faktura musi zostać wystawiona mimo braku bieżącego połączenia z KSeF. |
| Plik .key i plik .crt | Tworzą komplet danych przypisanych do danego certyfikatu. | Przy wgrywaniu konkretnej konfiguracji, zgodnie z opisem pól w panelu. |
Po zapisaniu konfiguracji użyj funkcji sprawdzenia połączenia, jeśli jest dostępna w Twojej wersji panelu. W razie błędu ponownie zweryfikuj NIP, parę plików oraz hasło certyfikatu. Nie przesyłaj plików do supportu lub wykonawcy bez uzgodnienia bezpiecznego sposobu przekazania.
Jeśli kilka sklepów lub programów korzysta z tego samego NIP-u, ustaw odrębne przedrostki numeracji dokumentów. Zmniejsza to ryzyko kolizji numerów między niezależnymi źródłami faktur. Sposób konfiguracji numeracji znajdziesz w ustawieniach dokumentów sprzedaży. Decyzje dotyczące numeracji i obiegu dokumentów skonsultuj z księgowym lub doradcą podatkowym.
Jak dodać kod QR KSeF do faktury?
Po skonfigurowaniu połączenia możesz zmodyfikować szablon faktury VAT oraz faktury korygującej. Najpierw sprawdź, który szablon jest przypisany jako domyślny w ustawieniach wydruków dokumentów sprzedaży. Edytuj właśnie ten wariant, ponieważ zmiana innego szablonu może nie wpłynąć na dokument generowany przez sklep.
Przejdź do Ustawienia > Dokumenty sprzedaży (EDI) > Szablony dokumentów sprzedaży, wybierz właściwy dokument i otwórz jego Edycję zaawansowaną. Kod QR możesz dodać na dwa sposoby:
- Modyfikacja z pomocą modelu językowego – skopiuj kod własnego szablonu oraz kod referencyjnego szablonu IdoSell, a następnie poproś o wstawienie fragmentu KSeF w wybranym miejscu. Przed zapisaniem sprawdź każdą zmienną i strukturę kodu.
- Edycja ręczna – skopiuj z szablonu referencyjnego cały blok odpowiedzialny za numer KSeF i kody QR, a następnie wklej go do własnego szablonu przed końcowym zamknięciem dokumentu.
W edytorze referencyjnego szablonu wyszukaj fragment rozpoczynający się od zmiennej [iai:if_ksef_number_available-begin]. Aktualne zmienne mogą zależeć od wersji IdoSell, dlatego przed użyciem kodu sprawdź ich listę bezpośrednio w edytorze. Przykładowy blok może wyglądać tak:
[iai:if_ksef_qr_code_invoice_verification_available-begin]
![]()
[iai:txt_ksef_verification_title_label]
[iai:ksef_url_invoice_verification]
[iai:if_ksef_qr_code_invoice_verification_available-end]To tylko przykład fragmentu. Nie zakładaj, że każda zmienna pozostanie aktualna po zmianie wersji systemu. Po wklejeniu kodu zapisz szablon i wygeneruj podgląd PDF. Sprawdź, czy numer KSeF, adres weryfikacyjny oraz kod QR pojawiają się dopiero wtedy, gdy dane są dostępne.
Jak zweryfikować poprawność konfiguracji?
Przed wdrożeniem sprawdź konfigurację na rzeczywistym zamówieniu lub w środowisku testowym, jeżeli Twoja platforma udostępnia taki tryb. Lista kontrolna obejmuje:
- Certyfikat uwierzytelniający i certyfikat podpisu są wgrane do właściwych pól.
- NIP w konfiguracji IdoSell odpowiada podmiotowi uprawnionemu w KSeF.
- Podgląd PDF zawiera numer KSeF lub właściwy komunikat warunkowy.
- Kod QR prowadzi do adresu weryfikacyjnego i jest czytelny po wydrukowaniu.
- Testowa faktura została wystawiona z poziomu zamówienia.
- Status dokumentu został sprawdzony w panelu sklepu oraz w KSeF.
Przy wystawianiu faktury przejdź do edycji zamówienia, otwórz sekcję dokumentów sprzedaży i wybierz wystawienie faktury VAT. Początkowo dokument może oczekiwać na przetworzenie. Po potwierdzeniu z KSeF w panelu powinien pojawić się status oraz możliwość przejścia do informacji o fakturze w systemie.
Faktury już wystawionej nie edytuje się bezpośrednio. W przypadku błędu w danych trzeba postępować zgodnie z zasadami korekty dokumentów. Jeżeli komunikacja z API KSeF nadal nie działa po sprawdzeniu certyfikatów, uprawnień i konfiguracji, skontaktuj się z dostawcą platformy oraz księgowym.
Przed uruchomieniem sprzedaży sprawdź aktualną dokumentację IdoSell i KSeF. Ścieżki w panelu, nazwy zmiennych szablonów oraz zasady obsługi certyfikatów mogą zostać zmienione w kolejnych wersjach systemów.
Artykuł nie stanowi porady podatkowej ani prawnej. Wątpliwości dotyczące numeracji, obiegu i skutków wystawienia faktur skonsultuj z księgowym lub doradcą podatkowym.
