W dropshippingu fakturę dla klienta wystawia ten podmiot, który jest sprzedawcą w rozumieniu VAT. Sam fakt, że hurtownia pakuje i wysyła towar, nie przenosi na nią obowiązku fakturowania. Jeśli sprzedajesz we własnym imieniu, wystawiasz fakturę na pełną wartość towaru. Jeśli rzeczywiście działasz jako pośrednik, dokumentujesz wyłącznie swoją prowizję.
Kto wystawia fakturę w dropshippingu?
W typowym dropshippingu hurtownia wystawia fakturę na sklep za zakupiony towar. Nie jest to jednak faktura dla klienta końcowego. Jeżeli klient zawiera umowę sprzedaży z Twoim sklepem, płaci Tobie i to Ty odpowiadasz za realizację zamówienia, to właśnie Ty jesteś sprzedawcą.
Hurtownia pełni wtedy funkcję zaplecza logistycznego. Może przechowywać produkt, przygotować paczkę i nadać ją bezpośrednio do kupującego, ale sposób wysyłki nie przesądza o roli podatkowej. W VAT znaczenie ma przede wszystkim to, kto przenosi na klienta prawo do rozporządzania towarem jak właściciel oraz kto jest stroną umowy.
Dwa modele fakturowania w dropshippingu
Przed wystawieniem dokumentów ustal, czy sklep sprzedaje towar we własnym imieniu, czy tylko pośredniczy w zawarciu transakcji. Najważniejsze różnice przedstawia tabela:
| Cecha | Sprzedaż we własnym imieniu | Model agencyjny |
|---|---|---|
| Kto wystawia fakturę za towar? | Sklep internetowy | Dostawca lub hurtownia |
| Co jest przedmiotem opodatkowania po stronie sklepu? | Sprzedaż towaru na pełną kwotę | Usługa pośrednictwa i otrzymana prowizja |
| Relacja z klientem | Klient zawiera umowę ze sklepem | Klient zawiera umowę z dostawcą |
| Odpowiedzialność za sprzedaż | Sklep odpowiada wobec klienta jako sprzedawca | Dostawca odpowiada za sprzedaż towaru |
W modelu sprzedaży własnej sklep wystawia klientowi fakturę na całą wartość zamówienia. Faktura zakupowa od hurtowni dokumentuje osobną transakcję, czyli nabycie towaru przez sklep.
W modelu agencyjnym sklep nie sprzedaje towaru. Wystawia dostawcy fakturę za usługę pośrednictwa, zwykle na kwotę prowizji. Sama nazwa „agent” w regulaminie nie wystarczy, jeśli w praktyce sklep ustala warunki sprzedaży, pobiera zapłatę i występuje wobec klienta jak sprzedawca. Znaczenie ma rzeczywisty przebieg transakcji oraz treść umowy z dostawcą.
Jak wystawić fakturę w dropshippingu krok po kroku?
W modelu, w którym sklep działa jako sprzedawca, proces można uporządkować w kilku etapach:
- Ustal rolę sklepu – sprawdź umowę z dostawcą, regulamin sprzedaży, sposób przyjmowania płatności i zakres odpowiedzialności wobec klienta.
- Pobierz dane kupującego – przy zamówieniu firmowym potrzebujesz nazwy, adresu i NIP-u nabywcy. Przy sprzedaży konsumenckiej fakturę wystawia się na żądanie klienta.
- Rozpoznaj typ transakcji – oddziel sprzedaż B2B od B2C. Samo wpisanie NIP-u nie zawsze przesądza o statusie nabywcy, dlatego formularz powinien jasno wskazywać zakup na firmę.
- Wygeneruj właściwy dokument – przy sprzedaży B2B wystaw fakturę, a przy sprzedaży B2C zastosuj paragon, jeśli sprzedaż podlega ewidencji na kasie. Fakturę konsumentowi wystawiasz na jego żądanie w ustawowym terminie.
- Wprowadź dane sprzedawcy i nabywcy – dokument powinien zawierać między innymi dane stron, numer faktury, datę wystawienia, datę sprzedaży, nazwę towaru, ilość, cenę, stawkę VAT i kwotę należności.
- Dostarcz dokument klientowi – fakturę elektroniczną możesz przesłać e-mailem, jeśli klient zaakceptował taką formę lub wynika ona z przyjętego procesu sprzedaży. Możliwe jest także przekazanie dokumentu w paczce przez hurtownię.
W modelu agencyjnym kroki są inne. Dostawca wystawia klientowi fakturę za towar, a sklep wystawia dostawcy fakturę za prowizję. Nie należy dokumentować pełnej wartości zamówienia jako własnej sprzedaży, jeśli sklep rzeczywiście nie jest stroną umowy sprzedaży.
Jak KSeF wpływa na dropshipping?
KSeF nie określa, kto jest sprzedawcą. Zmienia natomiast sposób wystawiania faktur objętych obowiązkiem. Najpierw trzeba ustalić, kto dokonuje dostawy albo świadczy usługę, a dopiero później sprawdzić, czy dana faktura powinna zostać przesłana jako faktura ustrukturyzowana.
Przy sprzedaży B2B objętej polskimi przepisami fakturowymi obowiązek KSeF dotyczy podmiotu, który wystawia fakturę. Jeśli sklep działa we własnym imieniu, to on przesyła do systemu fakturę za towar. Jeśli sklep jest agentem, do KSeF trafia jego faktura za prowizję, a fakturę za towar wystawia dostawca.
Sprzedaż B2C co do zasady pozostaje poza obowiązkowym KSeF. Konsument może otrzymać paragon albo fakturę wystawioną elektronicznie poza systemem. Fakturę B2C można wystawić w KSeF dobrowolnie, ale nie jest to konieczne tylko dlatego, że została wygenerowana w programie do fakturowania.
Przy transakcjach zagranicznych trzeba osobno sprawdzić miejsce opodatkowania, kraj rozpoczęcia i zakończenia wysyłki oraz status dostawcy i klienta. Sprzedaż do konsumentów w innych państwach UE może wiązać się z procedurą OSS, a import spoza Unii z dodatkowymi obowiązkami celnymi. W takich przypadkach jeden uniwersalny schemat faktury może być niewystarczający.
Jak zautomatyzować fakturowanie?
Automatyzacja ogranicza liczbę pomyłek, ale nie zastępuje prawidłowego ustalenia modelu biznesowego. Przed jej wdrożeniem sprawdź następujące elementy:
- Integracja sklepu z programem do faktur – zamówienie powinno automatycznie trafiać do właściwego obiegu dokumentów.
- Rozdzielenie B2B i B2C – system musi kierować sprzedaż firmową do odpowiedniej ścieżki, w tym do KSeF, gdy obowiązek ma zastosowanie.
- Weryfikacja NIP-u – dane kontrahenta warto pobierać z wiarygodnej bazy, na przykład rejestru GUS, i zapisywać razem z zamówieniem.
- Automatyczna wysyłka dokumentu – klient powinien otrzymać fakturę e-mailem, a system powinien rejestrować status wysyłki.
- Obsługa błędów i korekt – przygotuj procedurę na odrzuconą fakturę, anulowanie zamówienia, zwrot oraz awarię integracji z KSeF.
Przed uruchomieniem automatyzacji upewnij się, że system wie, kto jest sprzedawcą, na jaką kwotę ma wystawić dokument i komu ma go przekazać. Wątpliwości dotyczące sprzedaży zagranicznej, OSS albo modelu agencyjnego warto skonsultować z księgowym lub doradcą podatkowym.
Najważniejsza zasada jest prosta: fakturę wystawia nie ten, kto wysyła paczkę, lecz ten, kto w danej transakcji jest sprzedawcą albo świadczy usługę. W dropshippingu własna sprzedaż oznacza fakturę na towar, a rzeczywiste pośrednictwo – fakturę na prowizję.
Treść ma charakter informacyjny i nie stanowi indywidualnej porady podatkowej ani prawnej. Obowiązki związane z VAT, KSeF, kasą fiskalną i sprzedażą zagraniczną zależą od konkretnej umowy, statusu stron oraz przebiegu transakcji. Przed wdrożeniem procesu warto skonsultować model z księgowym lub doradcą podatkowym.
