Tak, w dropshippingu można prowadzić Podatkową Księgę Przychodów i Rozchodów, jeśli przedsiębiorca rozlicza podatek na skali podatkowej albo podatkiem liniowym. KPiR nie dotyczy podatników na ryczałcie, ponieważ w tej formie podatek oblicza się od przychodu, bez rozliczania kosztów w księdze. O sposobie ujmowania transakcji decyduje przede wszystkim umowa z dostawcą i to, kto formalnie sprzedaje towar klientowi.
Jaki model dropshippingu wpływa na księgowanie?
Brak własnego magazynu nie przesądza jeszcze o sposobie rozliczeń. W praktyce trzeba ustalić, czy przedsiębiorca tylko pośredniczy w sprzedaży, czy kupuje towary i odsprzedaje je we własnym imieniu. Znaczenie mają zapisy umowy, regulamin sklepu, faktury oraz zakres odpowiedzialności za sprzedaż, zwroty i reklamacje.
| Cecha | Model pośrednictwa | Model sprzedaży własnej |
|---|---|---|
| Przychód | Prowizja należna za pośrednictwo | Pełna kwota sprzedaży towaru klientowi |
| Koszt zakupu towaru | Brak zakupu towaru przez pośrednika | Faktura od dostawcy za zakup towaru handlowego |
| Faktura sprzedaży | Sprzedaje ją dostawca, a przedsiębiorca fakturuje swoją prowizję | Wystawia ją przedsiębiorca jako sprzedawca wobec klienta |
| Faktura zakupu | Zwykle nie występuje faktura za towar po stronie pośrednika | Przedsiębiorca otrzymuje fakturę od dostawcy |
Pośrednictwo handlowe
W tym wariancie przedsiębiorca zbiera zamówienia lub pozyskuje klientów, ale to dostawca pozostaje stroną sprzedaży towaru. Towar nie staje się własnością pośrednika, a jego przychodem podatkowym jest należna prowizja, a nie cała kwota wpłacona przez klienta.
Przedsiębiorca wystawia dostawcy dokument za usługę pośrednictwa zgodnie z warunkami umowy. Dokument może dotyczyć pojedynczej transakcji albo obejmować prowizje za cały okres rozliczeniowy, jeśli umowa przewiduje takie rozwiązanie. Potrzebne są również dokumenty potwierdzające sposób wyliczenia prowizji.
Sprzedaż we własnym imieniu
Jeżeli przedsiębiorca kupuje towar od dostawcy, a następnie sprzedaje go klientowi, rozpoznaje pełną wartość sprzedaży jako przychód. Kosztem jest cena zakupu towaru, mimo że dostawca wysyła przesyłkę bezpośrednio do klienta.
W tym modelu przedsiębiorca wystawia dokument sprzedaży klientowi i otrzymuje fakturę zakupu od dostawcy. To on odpowiada też za prawidłowe rozliczenie sprzedaży oraz zwykle za obsługę zwrotów i reklamacji. Sama treść umowy powinna jasno odzwierciedlać taki model, ponieważ błędne zakwalifikowanie transakcji może zmienić podstawę opodatkowania.
Jak ujmować przychody i koszty w KPiR?
W modelu sprzedaży własnej przychód ze sprzedaży towarów ujmuje się w kolumnie 7 KPiR. Podstawą zapisu jest właściwy dokument sprzedaży, na przykład faktura, paragon albo ewidencja sprzedaży, jeśli przepisy pozwalają na taką formę dokumentowania.
Zakup towarów handlowych od dostawcy trafia do kolumny 10. Jeżeli transport lub ubezpieczenie towaru jest wykazane jako odrębny koszt związany z dostawą, ujmuje się je co do zasady w kolumnie 11, dotyczącej kosztów ubocznych zakupu. Usługi magazynowania, obsługi wysyłki, prowizje platformy czy inne wydatki związane z działalnością mogą zostać zaksięgowane w kolumnie 13, jako pozostałe koszty.
Wartość ujmowana w kosztach zależy także od statusu VAT. Podatnik, który ma prawo do odliczenia VAT, zwykle rozlicza koszt w kwocie netto. Przy braku prawa do odliczenia VAT kosztem może być kwota brutto. Każdy wydatek musi mieć związek z działalnością i być właściwie udokumentowany.
Samo potwierdzenie przelewu lub wyciąg bankowy nie zastępuje faktury jako podstawy ujęcia zakupu towaru. Dokument od dostawcy powinien być wystawiony na przedsiębiorcę, a nie na klienta końcowego. Dotyczy to także sytuacji, gdy dostawca wysyła produkt bezpośrednio do kupującego.
Kto może prowadzić KPiR i kiedy ją założyć?
Możliwość prowadzenia księgi wynika z wybranej formy opodatkowania, formy prawnej działalności oraz wysokości przychodów. Podstawowe warunki są następujące:
- Forma opodatkowania – skala podatkowa albo podatek liniowy, a nie ryczałt od przychodów ewidencjonowanych.
- Forma prawna – między innymi jednoosobowa działalność gospodarcza, spółka cywilna osób fizycznych, spółka jawna osób fizycznych lub spółka partnerska, o ile spełnione są pozostałe warunki.
- Limit przychodów – po przekroczeniu ustawowego limitu 2 mln euro mogą powstać obowiązki związane z prowadzeniem ksiąg rachunkowych. Limit przelicza się według zasad określonych w przepisach.
- Termin założenia – księgę zakłada się od 1 stycznia albo od dnia rozpoczęcia działalności w trakcie roku.
KPiR można prowadzić papierowo lub elektronicznie. Niezależnie od formy należy zachować księgę i dokumenty w sposób pozwalający na ich odtworzenie oraz okazanie organom podatkowym.
Kiedy potrzebna jest pomoc księgowego?
Prosty model krajowej sprzedaży z niewielką liczbą dokumentów można rozliczać samodzielnie, jeśli przedsiębiorca prawidłowo rozpoznaje przychody, koszty i dokumenty. Konsultacja z księgowym staje się szczególnie uzasadniona w następujących sytuacjach:
- sprzedaż do konsumentów w innych państwach Unii Europejskiej i konieczność analizy VAT-OSS,
- zakupy od zagranicznych dostawców lub import towarów spoza Unii Europejskiej,
- duża liczba zamówień, korekt, zwrotów i płatności z platform sprzedażowych,
- niejasna umowa, która nie wskazuje jednoznacznie, czy przedsiębiorca jest pośrednikiem, czy sprzedawcą.
Najważniejsza zasada jest prosta: w pośrednictwie przychodem jest prowizja, natomiast przy sprzedaży we własnym imieniu przychodem jest pełna wartość sprzedaży, a zakup towaru stanowi koszt. Przed rozpoczęciem działalności trzeba porównać te dwa modele z treścią umowy i dokumentami, które będzie można uzyskać od dostawcy.
Artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi porady podatkowej ani prawnej. Przepisy dotyczące podatków, limitów i dokumentowania transakcji mogą się zmieniać. W indywidualnej sprawie warto skonsultować model rozliczeń z księgowym lub doradcą podatkowym.
