AliExpress nie gwarantuje polskiej faktury VAT do każdego zamówienia. Platforma jest przede wszystkim marketplace’em, a sprzedawcą towaru bywa niezależna firma albo osoba z Chin. Dlatego dokument dostępny przy zamówieniu może być wyłącznie potwierdzeniem transakcji, a nie fakturą spełniającą polskie wymogi księgowe.
Dlaczego faktura z AliExpress jest problemem?
AliExpress pośredniczy w zawarciu transakcji, obsługuje płatność i przekazuje informacje o zamówieniu, ale nie zawsze występuje jako sprzedawca. Za wystawienie dokumentu odpowiada wtedy konkretny dostawca. Jego dane, status podatkowy oraz sposób rozliczenia VAT mogą być inne niż wymagane przy zakupie na firmę w Polsce.
W panelu zamówienia możesz znaleźć pozycję określaną jako „Invoice”, „Order details” albo „Receipt”. Sama nazwa nie przesądza jednak, że dokument jest fakturą VAT. W praktyce często zawiera on jedynie numer zamówienia, opis produktów, cenę i dane dostawy. Nie zastępuje automatycznie dokumentu potwierdzającego import towarów ani polskiej faktury VAT.
Dokument z AliExpress a faktura VAT
Przed zaksięgowaniem zakupu trzeba sprawdzić, jakie informacje faktycznie zawiera pobrany plik lub wydruk. Najczęstsze różnice przedstawia tabela:
| Element | Dokument z AliExpress | Wymogi polskiej faktury VAT |
|---|---|---|
| NIP sprzedawcy | Często nie występuje albo pojawia się wyłącznie numer wewnętrzny sprzedawcy. | Dokument powinien identyfikować sprzedawcę zgodnie z zasadami właściwymi dla danej transakcji. |
| Dane sprzedawcy | Mogą być skrócone, niepełne lub ograniczone do nazwy sklepu na platformie. | Potrzebne są dane pozwalające jednoznacznie ustalić, kto sprzedał towar. |
| Stawka VAT | Może brakować stawki, kwoty podatku albo informacji, kto go pobrał. | Dokument powinien wskazywać sposób rozliczenia VAT, jeśli dana transakcja podlega fakturowaniu z podatkiem. |
| Dane nabywcy | Często widnieje wyłącznie imię, nazwisko lub adres dostawy. | Przy zakupie firmowym potrzebne są dane przedsiębiorcy, w tym NIP, gdy jest wymagany. |
| Status dokumentu | Najczęściej jest to potwierdzenie zamówienia, płatności lub sprzedaży w systemie platformy. | Faktura musi spełniać wymogi dokumentu księgowego właściwe dla konkretnej transakcji. |
Nie oznacza to, że każdy dokument z AliExpress jest bezużyteczny. Może stanowić element dokumentacji zakupu, ale jego wystarczalność ocenia się razem z potwierdzeniem płatności, dokumentami przewozowymi i dokumentacją celną.
Jak udokumentować zakup bez faktury?
W przypadku zakupów towarów z Chin trzeba ustalić, czy doszło do importu towarów oraz w jaki sposób pobrano VAT. Procedura powinna wyglądać następująco:
- Sprawdź dane sprzedawcy i pobierz wszystkie informacje z zamówienia, w tym opis towaru, cenę, datę zakupu oraz numer transakcji.
- Zachowaj potwierdzenie płatności z rachunku firmowego, karty lub operatora płatności. Powinno ono pozwalać powiązać zapłatę z konkretnym zamówieniem.
- Ustal, czy do przesyłki zastosowano procedurę IOSS. Dotyczy ona rozliczania VAT przy imporcie przesyłek o wartości nieprzekraczającej 150 euro i może oznaczać pobranie podatku już podczas zakupu.
- Pozyskaj dokumenty celne, w szczególności PZC, czyli Potwierdzenie Zgłoszenia Celnego, jeżeli przesyłka była odprawiana w procedurze celnej.
- Przekaż komplet dokumentów księgowej, która ustali sposób ujęcia zakupu, importu oraz VAT w ewidencji firmy.
IOSS nie jest fakturą. To procedura rozliczenia podatku, która upraszcza obsługę importu w określonych przypadkach. Informacja o naliczeniu VAT w zamówieniu nie zawsze wystarcza do rozliczenia importu w księgach. Znaczenie ma między innymi to, kto pobrał podatek, jak przesyłka została zgłoszona oraz czy dostępny jest dokument celny.
Przy zakupach powyżej 150 euro mogą pojawić się dodatkowe obowiązki celne, w tym cło. Nie należy zakładać, że sam wydruk zamówienia potwierdza prawidłowe rozliczenie całej transakcji. Warto także ustalić z księgową, jaki kurs waluty zastosować przy przeliczeniu wartości zakupu, ponieważ zależy to od rodzaju dokumentu i momentu właściwego dla danego rozliczenia.
Jak sprawdzić sprzedawcę przed zakupem?
Najbezpieczniej zapytać sprzedawcę o dokument jeszcze przed opłaceniem zamówienia. Większość dostawców na AliExpress to małe firmy albo podmioty, które nie wystawiają faktur w formie odpowiadającej polskim potrzebom księgowym. Przed zakupem sprawdź przede wszystkim:
- Dane sprzedawcy – poproś o pełną nazwę, adres i numer identyfikacyjny firmy.
- Możliwość wystawienia dokumentu – zapytaj wprost o fakturę za zakup biznesowy, a nie tylko o „receipt” lub potwierdzenie zamówienia.
- Zakres informacji na dokumencie – ustal, czy znajdą się na nim dane nabywcy, opis towaru, cena i informacja o VAT.
- Sposób wysyłki i odprawy – zapytaj, kto organizuje odprawę oraz czy otrzymasz dokument celny.
- Powiązanie płatności z dokumentem – zachowaj korespondencję, numer zamówienia i potwierdzenie zapłaty.
Jeżeli sprzedawca nie potrafi potwierdzić, jaki dokument wystawi i jak zostanie rozliczony VAT, zakup może być trudny do prawidłowego ujęcia w firmie. Niska cena i mała wartość pojedynczej przesyłki nie znoszą obowiązku rzetelnego dokumentowania obrotu.
Na jakie ryzyko podatkowe trzeba uważać?
Brak polskiej faktury VAT nie zawsze uniemożliwia rozliczenie zakupu, ale nie ma jednej reguły, która pozwala zaksięgować każde zamówienie na podstawie zrzutu ekranu. Urząd skarbowy może zakwestionować koszt lub sposób rozliczenia VAT, jeżeli dokumentacja nie potwierdza sprzedawcy, wartości transakcji, płatności i importu.
Dlatego przed rozpoczęciem regularnej sprzedaży towarów z AliExpress ustal z księgową procedurę dla całego procesu. Powinna obejmować dokument zamówienia, dowód zapłaty, informacje o IOSS, dokumenty przewozowe oraz PZC, gdy występuje import towarów. Szczególnej uwagi wymaga także ewidencja towarów przeznaczonych do dalszej odsprzedaży.
Najbezpieczniejszym rozwiązaniem nie jest szukanie sposobu na „wygenerowanie” faktury, lecz wybór dostawcy, który potrafi wystawić właściwy dokument, oraz kompletowanie dokumentacji celnej i płatniczej. Ostateczny sposób rozliczenia powinien potwierdzić księgowa lub doradca podatkowy znający import z państw spoza Unii Europejskiej.
Treść ma charakter informacyjny i nie stanowi porady podatkowej ani księgowej. Sposób rozliczenia zakupu z AliExpress zależy od statusu sprzedawcy, wartości przesyłki, procedury celnej oraz sposobu pobrania VAT.
