Automatyczne powiadomienia o zamówieniach ustawia się przez połączenie statusów zamówienia z szablonami wiadomości oraz wyzwalaczami wysyłki. Dzięki temu system sam informuje klienta o przyjęciu, opłaceniu, kompletowaniu lub wysłaniu zamówienia, bez ręcznego przygotowywania każdej wiadomości.
Automatyzacja ogranicza powtarzalne czynności i pozwala szybciej przekazywać klientowi aktualne informacje. Ścieżka konfiguracji zależy od platformy, dlatego nazwy zakładek mogą różnić się w Sellasist, Shopify, Wapro Mag czy innym systemie. Schemat pozostaje jednak podobny.
Jak skonfigurować automatyczne powiadomienia?
Przed rozpoczęciem sprawdź, jakie statusy są używane w sklepie i które z nich powinny uruchamiać komunikat. Nie każda zmiana statusu wymaga osobnej wiadomości. Najczęściej powiadomienia dotyczą potwierdzenia zamówienia, zaksięgowania płatności, przekazania przesyłki do wysyłki i dostarczenia paczki.
Uniwersalny proces konfiguracji wygląda następująco:
- Spisz statusy zamówień – ustal, które etapy realizacji mają wywoływać wiadomość, na przykład „Opłacone”, „Gotowe do wysyłki” lub „Wysłane”.
- Zmapuj status z komunikatem – w ustawieniach powiadomień albo statusów zamówień przypisz konkretny szablon do wybranej zmiany statusu.
- Wybierz kanał wysyłki – zdecyduj, czy komunikat ma zostać wysłany pocztą elektroniczną, SMS-em, czy obydwoma kanałami.
- Skonfiguruj szablon – wpisz treść wiadomości i użyj dostępnych zmiennych systemowych, takich jak imię klienta, numer zamówienia, kwota lub link do śledzenia przesyłki.
- Ustaw wyzwalacz – wskaż zdarzenie, które uruchomi wysyłkę. Najczęściej jest nim zmiana statusu zamówienia, ale w niektórych systemach może to być także opłacenie zamówienia lub brak płatności przez określony czas.
- Wykonaj test – zmień status przykładowego zamówienia i sprawdź, czy wiadomość dotarła, zawiera prawidłowe dane oraz prowadzi do działających linków.
W Sellasist statusy zamówień można powiązać z własnymi treściami i zmiennymi, a następnie uruchomić automatyczną akcję po zmianie statusu. W Wapro Mag do wysyłki SMS potrzebna jest konfiguracja usługi SMS API, szablonu i danych odbiorcy. W Shopify zakres funkcji zależy od ustawień sklepu oraz użytej aplikacji. Zawsze sprawdź dokumentację własnej platformy, ponieważ konkretne nazwy menu i dostępne wyzwalacze mogą się różnić.
E-mail czy SMS – który kanał wybrać?
E-mail sprawdza się przy wiadomościach zawierających więcej informacji, natomiast SMS lepiej nadaje się do krótkich i pilnych komunikatów. SMS może być szybszy, ale zwykle wiąże się z dodatkowymi kosztami i wymaga numeru telefonu oraz zgody klienta na taką komunikację.
| Kanał | Zalety | Najlepsze zastosowanie |
|---|---|---|
| Możliwość przekazania dłuższej treści, podsumowania zamówienia i dokumentów | Potwierdzenie zakupu, faktura, szczegóły płatności, instrukcja odbioru | |
| SMS | Szybki i krótki komunikat, który może dotrzeć bez otwierania skrzynki e-mail | Pilny status przesyłki, informacja o wysyłce, przypomnienie o płatności |
| E-mail i SMS | Połączenie szczegółowej wiadomości z szybkim alertem | Ważne zmiany statusu, gdy klient powinien szybko zareagować |
Przypomnienia o nieopłaconym zamówieniu ustawiaj osobno, jeśli platforma oferuje harmonogram wysyłki. Sprawdź też wyjątki. Niektóre systemy nie wysyłają takich komunikatów dla płatności za pobraniem lub po anulowaniu zamówienia.
Jak przygotować treść powiadomienia?
Treść powinna od razu wskazywać, co stało się z zamówieniem i jaki krok może wykonać klient. Zmienne systemowe pozwalają personalizować wiadomości bez tworzenia osobnego szablonu dla każdej osoby.
Przy tworzeniu komunikatów zastosuj następujące zasady:
- Dodaj zmienne systemowe – wykorzystaj na przykład imię klienta, numer zamówienia i nazwę przewoźnika, jeśli platforma udostępnia takie pola.
- Wskaż aktualny status – napisz wprost, czy zamówienie zostało opłacone, przekazane do realizacji czy wysłane.
- Dodaj jasne wezwanie do działania – użyj komunikatu takiego jak „Sprawdź status przesyłki” i umieść działający link.
- Zachowaj zwięzłość – odbiorca powinien rozpoznać najważniejszą informację w kilka sekund, szczególnie w wiadomości SMS.
- Zachowaj spójny wygląd – e-mail powinien używać tych samych danych firmy, kolorów i sposobu podpisu co pozostała komunikacja sklepu.
Nie kopiuj jednego długiego szablonu do każdego statusu. Wiadomość o przyjęciu zamówienia powinna potwierdzać zakup, a komunikat o wysyłce powinien zawierać informacje potrzebne do śledzenia paczki. Przed zapisaniem sprawdź, czy użyte zmienne są obsługiwane przez konkretną platformę.
Lista kontrolna przed uruchomieniem
Przed włączeniem automatycznej wysyłki przejdź przez poniższe punkty:
- Sprawdź, czy adres nadawcy e-mail jest poprawny i należy do właściwej domeny.
- Zweryfikuj, czy statusy są przypisane do właściwych szablonów.
- Sprawdź, czy zmienne wyświetlają dane zamiast pustych pól lub technicznych znaczników.
- Wyślij wiadomość testową na własny adres e-mail i numer telefonu.
- Otwórz każdy link w treści i potwierdź, że prowadzi do właściwej strony.
- Sprawdź, czy SMS-y są wysyłane tylko do klientów z prawidłowym numerem i wymaganą zgodą.
Najpierw przetestuj pojedynczą zmianę statusu, a dopiero potem włącz automatyzację dla wszystkich zamówień. Taki test pozwala wykryć błędne mapowanie, brak danych klienta i nieaktualne odnośniki, zanim wiadomość trafi do większej liczby odbiorców.
Najważniejsza zasada jest prosta: status zamówienia powinien uruchamiać właściwy szablon, a każdą konfigurację należy sprawdzić na własnym adresie przed publikacją.
