Automatyczne przenoszenie zamówień do dostawcy polega na tym, że system ERP lub magazynowy analizuje stany, rezerwacje, sprzedaż i parametry dostaw, a następnie tworzy propozycję zakupu. Pracownik sprawdza dokument i dopiero wtedy zatwierdza go albo wysyła do dostawcy. Automatyzacja jest więc zestawem reguł, a nie pojedynczym przyciskiem. Trzeba też rozróżnić wygenerowanie propozycji od automatycznej wysyłki zamówienia.
Jak wygląda proces tworzenia zamówienia automatycznego?
Nazwy funkcji różnią się zależnie od oprogramowania, ale logika działania systemów ERP i magazynowych zwykle jest podobna. W prostszym wariancie system korzysta ze stanów minimalnych i maksymalnych, a w bardziej rozbudowanym analizuje także sprzedaż, rotację, dostawy w drodze oraz lead time, czyli czas realizacji dostawy.
Automatyczne zamówienie możesz przygotować według następujących kroków:
- Wybierz magazyn i grupę towarową – określ, dla której lokalizacji oraz jakiego zakresu asortymentu ma zostać przeprowadzona analiza.
- Ustal stan odniesienia – system może analizować bieżący stan, stan na wybrany dzień albo dane wynikające z rezerwacji i zaplanowanych dostaw.
- Zastosuj filtr zapotrzebowania – najczęściej wybiera się tylko braki, uzupełnienie powyżej stanu minimalnego albo uzupełnienie do stanu maksymalnego.
- Wybierz dostawcę lub regułę przypisania – system może wykorzystać dostawcę domyślnego przypisanego do towaru albo podzielić pozycje na kilka zamówień, zgodnie z kartoteką asortymentu.
- Wygeneruj propozycję zamówienia – program wylicza pozycje i ilości na podstawie zdefiniowanych parametrów.
- Zweryfikuj dokument – kupiec sprawdza ilości, dostawcę, termin, ceny, opakowania zbiorcze, minima logistyczne i nietypowe pozycje.
- Zatwierdź i przekaż zamówienie – dopiero po akceptacji dokument może zostać wysłany pocztą elektroniczną, przez integrację z hurtownią albo przekazany do dalszego obiegu.
W niektórych systemach można zaznaczyć towary na liście zasobów i uruchomić funkcję tworzenia zamówienia do dostawcy. Następnie określa się magazyn, grupę towarową, dzień analizy oraz sposób wyliczenia ilości. Jeżeli dostawca jest przypisany do kart towarów, program może utworzyć osobne dokumenty dla poszczególnych dostawców.
Przykładowo, przy stanie minimalnym 10 sztuk, stanie maksymalnym 100 sztuk i zamawianiu w wielokrotnościach po 5 sztuk system może zaokrąglić propozycję do jednostki określonej na karcie towaru. Przy wyborze opcji „tylko braki” wyliczenie będzie inne niż przy uzupełnieniu do maksimum. Dokładny algorytm zależy od konfiguracji konkretnego systemu.
Propozycja zamówienia a automatyczna wysyłka
Najbezpieczniejszy model zakłada, że system automatycznie przygotowuje propozycję, ale pracownik zachowuje prawo do jej zmiany i zatwierdzenia. Wysyłanie bez kontroli można rozważyć tylko dla stabilnych procesów, w których dane są aktualne, dostawcy działają przewidywalnie, a reguły akceptacji zostały jasno określone.
Przed wysyłką kupiec powinien sprawdzić między innymi planowane promocje, chwilowe ograniczenia dostępności, zmianę ceny, wycofanie produktu, opóźnienie dostawcy oraz możliwość przesunięcia towaru z innego magazynu. Takie informacje nie zawsze znajdują się w ERP, dlatego całkowite zastąpienie decyzji człowieka może prowadzić do błędnych zakupów.
Automatyzacja zamówień – korzyści i ryzyka
System przejmuje powtarzalną analizę dużej liczby pozycji, ale nie usuwa potrzeby kontroli jakości danych. Porównanie obu modeli wygląda następująco:
| Kryterium | Ręczne planowanie | Automatyzacja |
|---|---|---|
| Czasochłonność | Pracownik sam porównuje stany, sprzedaż i zamówienia. | System wykonuje analizę według ustalonych reguł. |
| Ryzyko błędu | Rośnie przy dużej liczbie produktów i rozproszonych danych. | Maleje przy poprawnych parametrach, ale błędne dane nadal prowadzą do błędnych propozycji. |
| Kontrola zapasów | Zależy od regularności raportów i doświadczenia pracownika. | Może uwzględniać minima, maksima, rezerwacje i dostawy w drodze. |
| Reakcja na wyjątki | Możliwa od razu, jeśli pracownik zna sytuację. | Wymaga ręcznej weryfikacji informacji, których system nie posiada. |
Automatyzacja pomaga ograniczyć ręczne przepisywanie indeksów, ilości i danych dostawcy. Ułatwia też kontrolę kapitału zaangażowanego w zapasy. Nie gwarantuje jednak całkowitego wyeliminowania braków ani nadmiernego zatowarowania. Zły parametr minimalny, nieaktualny stan lub zbyt optymistyczny lead time mogą zniekształcić wynik.
Jakie dane są potrzebne?
Skuteczność procesu zależy od tak zwanej higieny danych. Przed uruchomieniem automatyzacji sprawdź, czy w systemie znajdują się:
- aktualne stany magazynowe oraz rezerwacje towarów,
- zdefiniowane ilości minimalne i maksymalne,
- realne czasy realizacji dostawców,
- przypisani dostawcy domyślni dla towarów,
- jednostki zamówieniowe, opakowania zbiorcze i wielokrotności dostaw,
- informacje o zamówieniach już złożonych oraz dostawach w drodze.
Warto rozdzielić reguły dla różnych grup asortymentu. Towar szybko rotujący może wymagać częstego uzupełniania, produkt sezonowy analizy porównywalnych okresów, a drogi lub wolno rotujący artykuł dodatkowej akceptacji. Przy wielu magazynach system powinien analizować zapotrzebowanie osobno dla każdej lokalizacji.
Lista kontrolna przed uruchomieniem automatyzacji
Przed włączeniem procesu dla całego asortymentu przejdź przez poniższe punkty:
- Audyt danych – sprawdź stany, dostawców, minima, maksima, jednostki oraz czasy realizacji.
- Test na małej grupie – rozpocznij od wybranych produktów, jednego magazynu lub kilku dostawców.
- Porównanie wyników – zestaw propozycje systemu z zamówieniami przygotowanymi wcześniej przez pracowników.
- Weryfikacja wyjątków – sprawdź promocje, sezonowość, opóźnienia, braki u dostawców i dostawy częściowe.
- Ustalenie akceptacji – określ, które zamówienia wymagają zatwierdzenia kupca, przełożonego lub działu finansowego.
- Szkolenie zespołu – pokaż pracownikom, jak korygować propozycje, zatwierdzać dokumenty i sprawdzać historię wysyłki.
Automatyczne przenoszenie zamówień do dostawcy działa najlepiej wtedy, gdy system najpierw przygotowuje wiarygodną propozycję, a kupiec ocenia sytuacje nietypowe. Największą część pracy przejmuje algorytm, lecz odpowiedzialność za reguły, dane i końcową decyzję nadal pozostaje po stronie firmy.
