W klasycznym dropshippingu dokument zakupu stanowi faktura wystawiona przez hurtownię na dane sprzedawcy. Sprzedawca ujmuje ją jako koszt zakupu towaru, a klientowi końcowemu wystawia własny paragon lub fakturę. Inaczej wygląda rozliczenie, gdy przedsiębiorca tylko pośredniczy w sprzedaży i otrzymuje prowizję.
Od czego zależy sposób dokumentowania zakupów?
Samo określenie „dropshipping” nie przesądza jeszcze o sposobie księgowania. Trzeba sprawdzić, jaki model wynika z umowy i faktycznego przebiegu transakcji. W modelu handlowym kupujesz towar od hurtowni i odsprzedajesz go klientowi, nawet jeśli fizycznie nie trafia on do Twojego magazynu. Hurtownia zajmuje się pakowaniem oraz wysyłką, ale nie zastępuje Cię jako sprzedawcy.
Oznacza to, że faktura od dostawcy jest podstawą ujęcia zakupu towaru w ewidencji. Z kolei dokument sprzedaży dla klienta wystawiasz Ty. Sam przelew na konto hurtowni, potwierdzenie zamówienia lub wiadomość e-mail nie zastępują faktury, jeżeli to ona powinna dokumentować zakup.
Handel własny a pośrednictwo prowizyjne
Najważniejsze jest ustalenie, kto formalnie sprzedaje towar klientowi. W modelu handlowym sprzedawca ponosi wobec konsumenta obowiązki związane ze sprzedażą, w tym z dokumentowaniem transakcji, zwrotami i reklamacjami. W modelu pośrednictwa hurtownia pozostaje sprzedawcą, a przedsiębiorca świadczy na jej rzecz usługę pośrednictwa.
| Model | Dokument zakupu | Dokument sprzedaży | Podstawa opodatkowania |
|---|---|---|---|
| Handel własny | Faktura od hurtowni na sklep | Paragon lub faktura dla klienta | Sprzedaż towaru, z uwzględnieniem kosztów zgodnie z wybraną formą opodatkowania |
| Pośrednictwo | Brak zakupu towaru przez pośrednika | Faktura za usługę pośrednictwa wystawiona hurtowni | Wynagrodzenie lub prowizja za pośrednictwo |
| Sprzedaż przez hurtownię | Dokument zakupu wystawiany jest podmiotowi, który kupuje towar | Hurtownia wystawia dokument klientowi, jeśli to ona jest sprzedawcą | Przychód hurtowni, a pośrednik rozlicza własną prowizję |
Nie należy utożsamiać braku własnego magazynu z pośrednictwem. O tym, czy prowadzisz handel, decydują przede wszystkim umowa, faktury, sposób ustalania ceny oraz to, kto zawiera umowę sprzedaży z klientem.
Obieg dokumentów w modelu handlowym
W typowej transakcji dokumenty powinny przechodzić przez następujące etapy:
- Klient składa zamówienie i dokonuje płatności w Twoim sklepie.
- Przekazujesz zamówienie hurtowni i kupujesz towar na potrzeby realizacji sprzedaży.
- Hurtownia wystawia fakturę zakupu na dane Twojej firmy.
- Hurtownia kompletuje oraz wysyła towar bezpośrednio do klienta, działając na podstawie ustaleń logistycznych z Tobą.
- Ty wystawiasz klientowi paragon albo fakturę zgodnie z zasadami dotyczącymi sprzedaży konsumenckiej.
- Fakturę zakupu oraz dokument sprzedaży przekazujesz do ewidencji księgowej, a płatności i korekty przechowujesz razem z dokumentacją transakcji.
Integracja sklepu z systemem hurtowni, na przykład przez narzędzie sprzedażowe lub system księgowy, może automatyzować przekazywanie zamówień i pobieranie danych. Nie zmienia jednak tego, kto jest stroną sprzedaży ani kto odpowiada za prawidłowy dokument podatkowy.
Co powinna zawierać faktura od hurtowni?
Przed zaksięgowaniem faktury sprawdź jej podstawowe dane formalne. Dokument zakupu powinien zawierać co najmniej:
- Dane sprzedawcy – nazwę hurtowni, adres oraz numer identyfikacji podatkowej, jeśli ma zastosowanie.
- Dane nabywcy – prawidłową nazwę Twojej firmy, adres oraz NIP.
- Opis towaru – nazwę, ilość i cenę jednostkową sprzedawanych produktów.
- Daty transakcji – datę wystawienia oraz datę sprzedaży lub wykonania dostawy.
- Rozliczenie VAT – właściwą stawkę, wartości netto, kwotę podatku i wartość brutto, a w razie zastosowania szczególnej procedury także odpowiednią adnotację.
Fakturę należy przechowywać w sposób pozwalający powiązać ją z konkretnym zamówieniem. Przy większej liczbie transakcji pomocne jest połączenie sklepu z programem księgowym, ale automatyzacja nie zwalnia z kontroli danych kontrahenta, numerów faktur i stawek podatku.
Hurtownia zagraniczna – na co zwrócić uwagę?
Przy zakupach od dostawcy z innego kraju sposób rozliczenia zależy od miejsca siedziby kontrahenta, trasy towaru i statusu podatkowego stron. Zakup od podatnika z innego państwa Unii Europejskiej może wiązać się z wewnątrzwspólnotowym nabyciem towarów, czyli WNT. Towar sprowadzany spoza Unii może natomiast podlegać rozliczeniu importu towarów oraz VAT przy imporcie.
Nie należy automatycznie kwalifikować każdej zagranicznej faktury jako importu usług. Import usług dotyczy nabywania usługi od zagranicznego kontrahenta, na przykład usługi pośrednictwa, a nie zakupu fizycznego towaru. Przy modelu prowizyjnym mogą pojawić się właśnie zasady właściwe dla importu usług, dlatego przy zagranicznym dostawcy trzeba przeanalizować konkretną transakcję z księgowym lub doradcą podatkowym.
Zwroty, reklamacje i korekty faktur
W modelu handlowym klient zwraca towar do sprzedawcy wskazanego w warunkach sprzedaży, nawet jeśli przesyłkę pierwotnie nadała hurtownia. Zwrot od klienta wymaga odpowiedniego udokumentowania i może prowadzić do korekty dokumentu sprzedaży. Jeżeli hurtownia przyjmuje zwrócony towar, powinna również wystawić korektę faktury zakupu albo zastosować procedurę przewidzianą w umowie.
Jeśli hurtownia nie przyjmuje zwrotów od Twoich klientów, nie znika Twoja odpowiedzialność wobec konsumenta. Towar może trafić do Ciebie, a rozliczenie z dostawcą trzeba przeprowadzić osobno. Dlatego umowa powinna wskazywać adres zwrotów, terminy, koszty transportu, zasady kontroli produktu oraz sposób wystawiania korekt.
Najczęstszy błąd polega na uznaniu, że przelew do hurtowni sam w sobie dokumentuje koszt. Drugim jest brak dokumentu sprzedaży dla klienta, a trzecim – pozostawienie zwrotu bez korekty po jednej lub obu stronach. Gdy nie jest jasne, czy współpraca ma charakter handlowy, czy prowizyjny, dokumenty mogą odzwierciedlać niewłaściwy model podatkowy.
Najbezpieczniejsza zasada jest prosta: w handlu przechowujesz fakturę zakupu od hurtowni i dokument sprzedaży dla klienta, a w pośrednictwie rozliczasz własną usługę i wystawiasz fakturę na prowizję. Umowa, faktury oraz rzeczywisty przebieg transakcji powinny opisywać ten sam model.
Artykuł ma charakter informacyjny i nie zastępuje indywidualnej porady księgowej lub podatkowej. Przy transakcjach zagranicznych, imporcie oraz wątpliwościach dotyczących kwalifikacji modelu warto skonsultować dokumentację z doradcą podatkowym.
