Amazon rygorystycznie sprawdza źródło pochodzenia towarów. Dane dostawcy w Seller Central muszą być zgodne z fakturą, a sama faktura powinna być czytelna, profesjonalna i możliwa do zweryfikowania. Błędy w dokumentacji mogą doprowadzić do odrzucenia dokumentu, ograniczenia sprzedaży, a nawet blokady konta.
Jak przygotować fakturę od dostawcy?
W dropshippingu faktura jest jednym z podstawowych dowodów pochodzenia towaru. Amazon może poprosić o nią podczas kontroli autentyczności produktu, weryfikacji łańcucha dostaw lub oceny zgodności oferty z dokumentacją.
Przed przesłaniem dokumentu porównaj dane dostawcy z informacjami zapisanymi w Seller Central. Nazwa firmy, adres, dane kontaktowe i pozostałe informacje identyfikacyjne powinny być spójne. Nawet różnica w adresie może sprawić, że faktura zostanie uznana za nieweryfikowalną.
| Element | Wymaganie Amazon | Dlaczego to ważne |
|---|---|---|
| Dane dostawcy | Pełna nazwa firmy, adres, dane kontaktowe oraz numer identyfikacyjny, jeśli widnieje na dokumentach handlowych | Amazon musi móc potwierdzić, kto dostarczył towar |
| Adresy | Adres dostawcy i dane sprzedawcy powinny odpowiadać informacjom w Seller Central | Niezgodność może spowodować odrzucenie faktury |
| Data wystawienia | Dokument powinien być aktualny. W materiałach dotyczących weryfikacji Amazon wskazuje się na faktury nie starsze niż 12 miesięcy | Starszy dokument może nie potwierdzać aktualnego źródła zaopatrzenia |
| Opis i ilość towaru | Produkty oraz liczba sztuk na fakturze powinny odpowiadać ofercie i sprzedaży | Amazon może sprawdzić, czy dokument obejmuje sprzedawany wolumen |
| Format dokumentu | Najlepiej przesłać czytelny PDF albo dobrej jakości skan | Nieczytelne pliki utrudniają analizę i mogą zostać odrzucone |
| Strona internetowa | Dostawca powinien mieć aktywną, profesjonalną witrynę z informacjami o firmie | Link pozwala zweryfikować istnienie i profil dostawcy |
Nie przesyłaj faktur odręcznych ani dokumentów z nieczytelnymi dopiskami. Faktura VAT powinna wyglądać jak profesjonalny dokument handlowy, a nie prywatna notatka. Zdjęcie wykonane telefonem może być użyteczne tylko wtedy, gdy wszystkie dane są ostre i widoczne.
Strona dostawcy nie powinna być oznaczona jako „w budowie” ani przekierowywać do ogólnej witryny bez danych firmy. W przypadku dostawcy zagranicznego sprawdź, czy jego strona pozwala jednoznacznie ustalić nazwę podmiotu, adres i zakres działalności.
Jak wprowadzić i zweryfikować dane dostawcy w Seller Central?
Amazon nie zawsze udostępnia identyczne nazwy zakładek, ponieważ ścieżka może zależeć od rodzaju kontroli, kategorii produktu i rynku. Zasada postępowania pozostaje jednak podobna:
- Sprawdź profil dostawcy – porównaj nazwę, adres, dane kontaktowe i stronę internetową z informacjami na fakturze.
- Zweryfikuj własne dane – upewnij się, że nazwa firmy i adres zapisane w Seller Central odpowiadają danym nabywcy na dokumencie.
- Przygotuj dokumentację – zgromadź faktury, ewentualne dokumenty zakupu oraz informacje pozwalające ustalić pochodzenie produktu.
- Otwórz zgłoszenie w Seller Central – skorzystaj z komunikatu dotyczącego weryfikacji produktu, autentyczności, łańcucha dostaw albo konta.
- Prześlij pliki – dodaj czytelne dokumenty w wymaganym formacie, najczęściej jako PDF lub skan.
- Sprawdź odpowiedź Amazon – jeśli dokument zostanie odrzucony, zapoznaj się z konkretną przyczyną i nie wysyłaj ponownie tego samego, niepoprawionego pliku.
Nie zmieniaj danych na fakturze samodzielnie i nie dodawaj elementów, których dostawca nie umie potwierdzić. Gdy nazwa lub adres firmy się zmieniły, poproś dostawcę o prawidłowy dokument albo wyjaśnienie na oficjalnym dokumencie firmowym.
Dane dostawcy powinny pozostać aktualne także po zakończeniu kontroli. Jeżeli dostawca zmieni siedzibę, stronę internetową lub dane rejestrowe, zaktualizuj informacje i zachowaj dokumenty potwierdzające zmianę.
Dlaczego Amazon odrzuca faktury?
Najczęściej problem wynika z braku spójności albo z niskiej jakości dokumentu. Przed wysłaniem sprawdź, czy nie występuje jeden z poniższych błędów:
- Faktura została wypisana odręcznie albo zawiera odręczne dopiski, które zmieniają jej treść.
- Adres na fakturze różni się od adresu podanego w Seller Central lub od aktualnego adresu dostawcy.
- Dokument jest starszy niż 12 miesięcy i nie potwierdza bieżącego źródła zaopatrzenia.
- Dostawca nie ma aktywnej strony internetowej albo jego witryna jest oznaczona jako „w budowie”.
- Plik jest rozmazany, ucięty, niekompletny lub zapisany jako zdjęcie o zbyt niskiej jakości.
- Liczba sztuk na fakturze nie odpowiada ilości produktów oferowanych lub sprzedanych na Amazon.
Wybór taniego dostawcy, który nie wystawia profesjonalnych dokumentów, może obniżyć koszt zakupu, ale zwiększa ryzyko problemów z kontem. Przy wielokrotnym odrzuceniu dokumentacji warto poprosić dostawcę o formalne wyjaśnienie albo skonsultować sprawę ze specjalistą od obsługi kont Amazon.
Czy wszystko jest gotowe do wysłania?
Przed kliknięciem przycisku wysyłki odpowiedz twierdząco na wszystkie pytania z poniższej listy:
- Czy faktura jest zapisana jako czytelny PDF lub dobrej jakości skan?
- Czy nazwa i adres sprzedawcy są zgodne z danymi w Seller Central?
- Czy dane dostawcy na fakturze odpowiadają jego rzeczywistym informacjom?
- Czy dokument zawiera datę sprzedaży, opis produktu i właściwą liczbę sztuk?
- Czy faktura nie jest starsza niż 12 miesięcy?
- Czy dostawca ma aktywną i profesjonalną stronę internetową?
- Czy dokument nie zawiera odręcznych zmian ani nieczytelnych fragmentów?
Najbezpieczniejszy sposób wypełnienia danych dostawcy polega na zachowaniu pełnej zgodności między fakturą, profilem Seller Central i rzeczywistymi informacjami o firmie. Jeżeli którykolwiek element się nie zgadza, popraw dokumentację przed wysłaniem jej do Amazon.
