VAT w dropshippingu z dostawcą z Chin – jak rozliczać?

W dropshippingu z dostawcą z Chin VAT rozlicza się inaczej w zależności od tego, czy spółka faktycznie pośredniczy, czy sprzedaje towar we własnym imieniu. Decydują fakty, a nie sama nazwa modelu w regulaminie. Od 1 lipca 2026 r. przesyłki do 150 EUR nie są już objęte generalnym zwolnieniem z cła, a w określonych przypadkach obowiązuje przejściowe cło 3 EUR za pozycję taryfową.

Pośrednictwo czy sprzedaż własna – co ma znaczenie?

W dropshippingu towar może być wysyłany bezpośrednio z Chin do klienta, ale nie przesądza to jeszcze o sposobie rozliczenia. Najpierw trzeba ustalić, kto jest stroną umowy z klientem, kto ustala cenę, przyjmuje płatność oraz ponosi odpowiedzialność za dostawę, zwroty i reklamacje.

Regulamin sklepu jest tylko jednym z dowodów. Organ podatkowy może analizować także ofertę, potwierdzenia zamówień, faktury, przepływy pieniędzy, korespondencję z dostawcą i sposób obsługi konsumenta. Jeżeli sklep wygląda i działa jak zwykły sprzedawca, samo określenie spółki jako „pośrednika” może nie wystarczyć.

Rzeczywisty pośrednik nie nabywa towaru dla siebie i nie rozporządza nim jak właściciel. Może zbierać zamówienia, przekazywać dane dostawcy, obsługiwać płatność i zatrzymywać uzgodnioną prowizję. Pozostała część środków powinna być możliwa do wyodrębnienia jako kwota należna dostawcy.

Sprzedaż własna występuje wtedy, gdy klient kupuje od polskiego sklepu, a spółka samodzielnie ustala cenę, przyjmuje płatność, prezentuje się jako sprzedawca i odpowiada za wykonanie umowy. Brak fizycznego kontaktu z towarem nie wyklucza posiadania ekonomicznego władztwa nad nim. Takie podejście potwierdzają interpretacje podatkowe, w których analizowano między innymi ustalanie ceny, opis produktów oraz obsługę reklamacji.

Jak rozliczać VAT przy pośrednictwie?

Jeżeli spółka rzeczywiście świadczy usługę pośrednictwa na rzecz chińskiego przedsiębiorcy, trzeba ustalić miejsce świadczenia tej usługi. Przy transakcji B2B zastosowanie może mieć art. 28b ustawy o VAT. Co do zasady miejscem świadczenia jest wtedy kraj siedziby usługobiorcy, czyli Chiny.

W takim wariancie polska spółka nie nalicza polskiego VAT od prowizji, ponieważ usługa nie podlega opodatkowaniu w Polsce. Powinna jednak prawidłowo ustalić status chińskiego kontrahenta oraz wykazać, że to on jest usługobiorcą. Faktura powinna obejmować wynagrodzenie spółki za pośrednictwo, a nie pełną wartość towaru, jeśli spółka nie jest jego sprzedawcą.

Inaczej wygląda sytuacja, gdy prowizję płaci polski konsument albo gdy spółka działa we własnym imieniu. Wtedy art. 28b nie może być zastosowany automatycznie. Miejsce opodatkowania usługi lub dostawy wymaga analizy konkretnego modelu, statusu nabywcy, miejsca rozpoczęcia transportu oraz tego, kto jest importerem.

Przy sprzedaży własnej trzeba rozpatrzyć dostawę towarów, import oraz ewentualne obowiązki związane ze sprzedażą B2C. Jeżeli towary są wysyłane z Chin bezpośrednio do Polski, znaczenie ma między innymi to, kto występuje w zgłoszeniu celnym jako importer i kto ponosi dług celny. VAT importowy od towaru jest odrębnym zagadnieniem od VAT dotyczącego prowizji pośrednika.

VAT importowy i procedura IOSS

Próg 150 EUR nie oznacza, że przy imporcie z Chin nie występują żadne należności. Nadal trzeba rozdzielać VAT importowy, cło, koszty odprawy oraz wynagrodzenie operatora pocztowego, kuriera lub przedstawiciela celnego.

Procedura VAT IOSS może dotyczyć sprzedaży na odległość towarów importowanych w przesyłkach o rzeczywistej wartości nieprzekraczającej 150 EUR, jeżeli spełnione są warunki przewidziane w przepisach. VAT jest wtedy pobierany przy zakupie i rozliczany przez sprzedawcę, platformę albo podmiot uznany za dostawcę. Przy prawidłowym zastosowaniu IOSS import może korzystać z właściwego zwolnienia z VAT importowego.

IOSS nie oznacza jednak automatycznego zwolnienia z cła. Zapłata VAT przy zakupie nie musi obejmować należności celnych ani opłat za odprawę. Trzeba też ustalić, kto jest importerem, kto dokonuje zgłoszenia i czy numer IOSS został prawidłowo wykorzystany. Samo pobranie podatku przez platformę nie daje polskiej spółce automatycznie prawa do odliczenia VAT importowego.

Co zmienia się od 1 lipca 2026 r.?

Od 1 lipca 2026 r. nie obowiązuje już generalne zwolnienie z należności celnych dla przesyłek o wartości do 150 EUR. Zmianę wprowadza Rozporządzenie Rady (UE) 2026/382. Nie należy więc informować klienta, że każde zamówienie z Chin poniżej tego progu jest automatycznie wolne od cła.

W określonych przypadkach rozporządzenie przewiduje przejściowe cło w wysokości 3 EUR za pozycję taryfową w przesyłce o łącznej rzeczywistej wartości nieprzekraczającej 150 EUR. Mechanizm ma obowiązywać przejściowo do 1 lipca 2028 r. i dotyczy przypadków wskazanych w przepisach, między innymi związanych z procedurą IOSS oraz określonymi przesyłkami pocztowymi.

Trzeba przy tym odróżnić pozycję taryfową od fizycznej sztuki towaru. Pięć identycznych koszulek może zostać ujętych jako jedna pozycja, natomiast koszulki i zegarek mogą tworzyć dwie różne pozycje. Cło 3 EUR nie oznacza zatem automatycznie 3 EUR za każdą sztukę ani 3 EUR za całą paczkę w każdym przypadku.

Przejściowa stawka nie obejmuje automatycznie każdego importu B2B z Chin. Przy pozostałych transakcjach trzeba sprawdzić klasyfikację taryfową, wartość celną, pochodzenie towaru, rodzaj przesyłki, zastosowaną procedurę i ewentualne preferencje. Towary o wartości przekraczającej 150 EUR podlegają właściwym zasadom taryfy celnej.

Ostrzeżenie: zmiana wpływa nie tylko na odprawę, lecz także na ceny, marżę i treść komunikatów dla klientów. Zapis, że „wszystkie podatki ponosi kupujący”, nie rozwiązuje problemu, jeśli sklep w rzeczywistości występuje jako sprzedawca albo wcześniej prezentuje cenę jako całkowitą.

Jak zweryfikować faktyczny model biznesowy?

Przed przyjęciem, że spółka rozlicza wyłącznie prowizję, należy przeanalizować cały przebieg transakcji. Szczególne znaczenie mają następujące elementy:

• Cena końcowa – kto ją ustala i czy chiński dostawca ma wpływ na wysokość wynagrodzenia spółki.
• Prezentacja sprzedawcy – jakie dane widzi klient przed zapłatą i kto jest wskazywany jako strona umowy.
• Płatność – czy spółka tylko przekazuje środki dostawcy, czy pobiera cenę jako własne wynagrodzenie za sprzedaż.
• Reklamacje i zwroty – kto przyjmuje zgłoszenia, zwraca pieniądze i odpowiada za wymianę towaru.
• Relacja z dostawcą – czy dostawca wie, że nie jest stroną sprzedaży z klientem i czy istnieją dokumenty potwierdzające usługę pośrednictwa.

Przydatne jest także sprawdzenie, kto organizuje transport, kto występuje w dokumentach celnych i kto ponosi ekonomiczny koszt cła. Te informacje powinny być zgodne z regulaminem, stroną produktu, potwierdzeniem zamówienia i komunikacją e-mailową.

Najczęstsze błędy podatkowe

Ryzyko błędów rośnie, gdy dokumenty i praktyka prowadzenia sklepu wskazują na różne modele. Najczęściej pojawiają się następujące problemy:

• Księgowanie wyłącznie prowizji, mimo że spółka sprzedaje towary we własnym imieniu.
• Brak dokumentów potwierdzających świadczenie usługi na rzecz chińskiego dostawcy.
• Wskazywanie pośrednictwa dopiero w regulaminie, gdy oferta i obsługa klienta przypominają zwykłą sprzedaż.
• Mylenie VAT od prowizji z VAT importowym od towaru.
• Informowanie, że każda przesyłka do 150 EUR jest wolna od cła po 1 lipca 2026 r.
• Naliczanie 3 EUR za każdą sztukę zamiast ustalenia liczby pozycji taryfowych.
• Brak analizy kasy fiskalnej przy sprzedaży własnej na rzecz konsumentów.

Jakie dokumenty przygotować?

Dokumentacja powinna pozwalać odtworzyć każdą transakcję i wykazać, do kogo należały poszczególne kwoty. W praktyce warto gromadzić:

• regulamin sklepu i wzory komunikatów kierowanych do klientów,
• umowę lub uzgodnienia z chińskim dostawcą, korespondencję i zasady naliczania prowizji,
• zestawienia zamówień oraz potwierdzenia płatności od klienta i do dostawcy,
• faktury za usługę pośrednictwa albo dokumenty zakupu i sprzedaży towarów,
• informacje o importerze, zgłoszeniu celnym, wartości towaru i naliczonych opłatach,
• rozliczenia platformy, w tym kwoty pobranego VAT i dane dotyczące IOSS.

Jeżeli cała płatność wpływa na rachunek spółki, dokumenty powinny jasno pokazywać, jaka część środków była należna dostawcy, a jaka stanowiła wynagrodzenie spółki. Faktura, potwierdzenie zamówienia lub wiadomość do klienta nie powinny wskazywać spółki jako sprzedawcy, jeśli przedsiębiorca powołuje się na rzeczywiste pośrednictwo.

Co zrobić przed dalszą sprzedażą z Chin?

1. Porównaj regulamin, ofertę, faktury i obsługę reklamacji z faktycznym przebiegiem transakcji.
2. Ustal, czy spółka świadczy usługę pośrednictwa, czy dokonuje dostawy towarów we własnym imieniu.
3. Sprawdź, kto jest usługobiorcą lub nabywcą, kto jest importerem oraz kto ponosi cło i VAT importowy.
4. Przelicz ceny i marżę z uwzględnieniem zasad obowiązujących od 1 lipca 2026 r.
5. Przy niejednoznacznym modelu rozważ wystąpienie o interpretację indywidualną, pamiętając, że chroni ona zasadniczo tylko wnioskodawcę i przy zgodności rzeczywistego stanu faktycznego z opisem we wniosku.

Jeżeli spółka rzeczywiście pośredniczy na rzecz chińskiego przedsiębiorcy, przychodem może być sama prowizja, a usługa B2B może podlegać opodatkowaniu poza Polską na podstawie art. 28b ustawy o VAT. Jeżeli jednak ustala cenę, przyjmuje odpowiedzialność wobec konsumenta i sprzedaje towar we własnym imieniu, trzeba rozliczać model sprzedaży własnej, w tym pełną cenę sprzedaży oraz właściwe obowiązki importowe.

Przedsiębiorca, którego sklep działa jak zwykły sprzedawca, powinien przeprowadzić audyt VAT, CIT, dokumentacji celnej i obowiązków wobec konsumentów. Przy rozbieżności między regulaminem a praktyką warto skonsultować model z doradcą podatkowym lub wystąpić o interpretację indywidualną, zanim zmiany celne wpłyną na ceny i rozliczenia.

Artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi porady podatkowej ani prawnej. Rozliczenie VAT, cła i obowiązków celnych zależy od konkretnego przebiegu transakcji, dokumentów oraz aktualnego stanu prawnego.