Poprawne dane firmy na marketplace’ach są podstawą przejścia weryfikacji KYC i utrzymania aktywnego konta. Wpisz je dokładnie tak, jak widnieją w CEIDG albo KRS, a osobno uzupełnij informacje kontaktowe i adres zwrotów. Literówka w nazwie, nieaktualny NIP lub dane reprezentanta niezgodne z dokumentem mogą opóźnić aktywację albo wywołać dodatkową kontrolę.
Dane rejestrowe a informacje widoczne dla klienta
Podczas rejestracji konta sprzedawcy Allegro, Amazon i inne platformy zbierają dane w dwóch celach. Część służy identyfikacji firmy i jej reprezentanta w ramach procedury KYC, czyli „Know Your Customer”. Pozostałe informacje są wykorzystywane w kontakcie z kupującym, obsłudze zamówień i zwrotów.
Nie każde pole widoczne w panelu sprzedawcy ma ten sam charakter. Dane rejestrowe powinny odpowiadać wpisom w CEIDG lub KRS. Dane kontaktowe muszą natomiast wskazywać kanały, pod którymi klient rzeczywiście może skontaktować się ze sprzedawcą.
| Rodzaj danych | Cel | Przykłady |
|---|---|---|
| Dane rejestrowe | Weryfikacja firmy i procedura KYC | Pełna nazwa, NIP, REGON, KRS, adres siedziby |
| Dane reprezentanta | Potwierdzenie tożsamości osoby uprawnionej do działania za firmę | Imię i nazwisko, data urodzenia, dokument tożsamości |
| Dane kontaktowe | Kontakt platformy i kupującego ze sprzedawcą | Adres e-mail, numer telefonu, adres korespondencyjny |
| Dane logistyczne | Realizacja dostaw i obsługa zwrotów | Adres magazynu, adres zwrotów, dane operatora logistycznego |
Marketplace może porównywać informacje z dokumentami i rejestrami publicznymi. Dlatego nie zastępuj pełnej nazwy firmy nazwą marki, skrótem ani nazwą sklepu. Marka może być prezentowana klientom jako nazwa handlowa, ale dane prawne muszą wskazywać rzeczywistego sprzedawcę.
Jakie dane wpisać w profilu firmy?
Przed rozpoczęciem rejestracji przygotuj aktualny wydruk lub elektroniczny podgląd wpisu w CEIDG albo KRS. Następnie przepisz dane bez zmiany kolejności, skrótów i dopisków. W profilu sprzedawcy najczęściej trzeba uzupełnić:
- Pełną nazwę firmy – zgodną z CEIDG albo KRS, wraz z wymaganym oznaczeniem formy prawnej, na przykład „spółka z ograniczoną odpowiedzialnością”.
- NIP – numer firmy podany bez pomyłek i zgodny z dokumentami rejestrowymi. Jeżeli platforma sprawdza status podatnika, NIP powinien być aktywny.
- REGON – jeśli marketplace wymaga tego pola, wpisz numer przypisany do danego podmiotu.
- Numer KRS – dotyczy podmiotów wpisanych do Krajowego Rejestru Sądowego. Jednoosobowa działalność gospodarcza posługuje się wpisem w CEIDG.
- Adres siedziby lub adres działalności – podaj go zgodnie z rejestrem, nawet jeśli towary wysyła zewnętrzny dostawca.
- Dane reprezentanta – imię i nazwisko oraz pozostałe informacje powinny odpowiadać dokumentowi tożsamości osoby przechodzącej KYC.
- Numer VAT-UE – może być potrzebny przy sprzedaży międzynarodowej i rozliczeniach wewnątrzunijnych. Nie wpisuj go w miejsce NIP-u, jeśli formularz rozdziela te pola.
- Rachunek bankowy – jeżeli platforma wymaga konta do wypłat, dane właściciela rachunku powinny być spójne z podmiotem rejestrowanym.
Platforma może poprosić o dodatkowe dokumenty, na przykład potwierdzenie rejestracji firmy, wyciąg z rejestru, dokument tożsamości reprezentanta albo potwierdzenie adresu. Zakres zależy od marketplace’u, kraju rejestracji i profilu ryzyka konta.
Jak ustawić adresy w dropshippingu?
W dropshippingu trzeba rozdzielić adres siedziby od adresu, z którego faktycznie obsługiwane są zwroty. Siedziba wskazuje, gdzie zarejestrowana jest firma. Adres zwrotów określa natomiast miejsce, do którego klient ma odesłać produkt.
Jeżeli dostawca lub operator fulfillmentu przyjmuje zwroty za Twoją firmę, wpisz w panelu jego rzeczywisty adres oraz ustal z nim sposób identyfikowania przesyłek. Nie podawaj siedziby firmy tylko dlatego, że jest jedynym adresem znajdującym się w CEIDG. Klient powinien otrzymać instrukcję prowadzącą do miejsca, które faktycznie obsługuje zwroty.
Adres zwrotów nie musi być adresem siedziby, ale musi być aktualny, osiągalny dla kupującego i uzgodniony z dostawcą. Nieprawidłowy adres może powodować niedoręczone przesyłki, spory z klientami i problemy z oceną obsługi.
W profilu mogą występować także pola dotyczące adresu magazynu, miejsca wysyłki oraz adresu korespondencyjnego. Uzupełniaj je zgodnie z ich opisem. Nie wpisuj adresu dostawcy jako siedziby własnej firmy i nie przypisuj sobie lokalizacji, której nie kontrolujesz.
Etapy wprowadzania danych w panelu sprzedawcy
Choć nazwy zakładek różnią się między Allegro, Amazonem i innymi platformami, kolejność pracy zwykle wygląda podobnie:
- Przygotuj dane z CEIDG lub KRS, NIP, informacje o reprezentancie oraz dokument tożsamości.
- Wybierz właściwy typ konta, na przykład firmowe, i wpisz dane prawnego sprzedawcy.
- Uzupełnij dane podatkowe, w tym numer VAT-UE, jeśli jest wymagany dla danego modelu sprzedaży.
- Dodaj rachunek do wypłat i zweryfikuj, czy jego właściciel odpowiada podmiotowi rejestrowanemu.
- Wprowadź adres wysyłki oraz osobny adres zwrotów, jeżeli obsługuje je magazyn dostawcy.
- Prześlij dokumenty wymagane przez platformę i poczekaj na zakończenie weryfikacji.
Nie zakładaj, że zmiana danych w rejestrze automatycznie zaktualizuje profil marketplace. Po zmianie nazwy, adresu, reprezentanta lub statusu podatkowego sprawdź konto i przeprowadź aktualizację także w panelu sprzedawcy.
Checklista przed wysłaniem danych do weryfikacji
Przed kliknięciem „Zapisz” albo „Prześlij do weryfikacji” sprawdź następujące warunki:
- Nazwa firmy jest pełna i zawiera wszystkie wymagane dopiski, w tym oznaczenie formy prawnej.
- NIP jest aktywny i przepisany bez spacji, brakujących cyfr oraz innych błędów.
- REGON, KRS i adres siedziby odpowiadają aktualnym danym w CEIDG albo KRS.
- Dane reprezentanta zgadzają się z dokumentem tożsamości i osobą uprawnioną do reprezentowania firmy.
- Numer VAT-UE został wpisany tylko wtedy, gdy firma go posiada i formularz go wymaga.
- Rachunek bankowy należy do właściwego podmiotu i może przyjmować wypłaty od marketplace’u.
- Adres zwrotów jest aktualny, obsługiwany przez dostawcę lub magazyn i przekazywany klientom w prawidłowej formie.
- Dokumenty są czytelne i aktualne, a ich dane odpowiadają informacjom wpisanym w formularzu.
Najbezpieczniejsza zasada brzmi: dane prawne przepisuj z CEIDG albo KRS, dane reprezentanta z dokumentu tożsamości, a dane logistyczne od podmiotu obsługującego wysyłkę i zwroty. Takie rozdzielenie ogranicza ryzyko odrzucenia weryfikacji oraz późniejszych problemów z klientami.
